Ausländische Subjekte, die in Italien Unternehmens-, künstlerische oder freiberufliche Tätigkeit ausüben, unterliegen der italienischen Besteuerung und deshalb haben sich innerhalb 30 Tage nach der Tätigkeitsaufnahme bei der örtlich zuständigen Einnahmeagentur anzumelden. Diese Anmeldung bei der Einnahmeagentur kann in verschiedenen Arten erfolgen:
• Representative Office Ein Representative Office ist die einfachste Form ausländischen Investments und – da kein Kapital eingebracht werden muss – seine Etablierung ist ohne weiteres günstig. Es besteht in einer stabilen Stelle auf dem italienischen Gebiet, die als Schnittstelle zwischen dem Mutterhaus und den lokalen Behörden und Firmen fungiert. Seine Aufgabe ist es, den erfolgreichen Eintritt des deutschen Unternehmens in den italienischen Markt zu befördern. Auf jeden Fall ist das Representative Office nicht in direkte Businessaktivitäten (Produktion, Handel und weitere steuerlich relevante Aktivitäten) verwickelt und kann weder Entscheidungen treffen noch das Mutterunternehmen gegenüber Dritten verpflichten. Rechnungen und Verträge (inklusive sogar Arbeitsvertrage für die Anstellung von lokalem Personal, Anmietung von Büroflächen, Eröffnen von Bankkonten) müssen immer direkt von dem Mutterunternehmen unterschrieben werden. Die Funktionen des Representative Office bleiben deshalb innerhalb der Grenze der Produktpromotion, Marktforschungen, Informationssammlungen und anderen „no profit Aktivitäten“. Da das Representative Office kein Einkommen erzeugt, ist es kein Besteuerungssubjekt, während seine Kosten steuerlich abziehbar für das Mutterunternehmen sind. Es ist dennoch wichtig, dass das Representative Office gar keine steuerlich relevante Operationen ausführt; sonst geht es das Risiko ein, nicht mehr als solches anerkannt zu werden, sondern als feste Niederlassung und also als Besteuerungssubjekt behandelt zu werden.
• Die Direkte Identifizierung Infolge der Umsetzung der EU-Richtlinie Nr. 2000/65 (durch Gesetzesdekret 19 giugno 2002, n. 191, das die Art. 35 TER des DPR 633/1972 eingeführt hat) können ausländische Unternehmen, die ihren Sitz in der EU haben und in Italien mehrwertsteuerpflichtige Operationen durchführen wollen, sich in Italien bei der Einnahmeagentur umsatzsteuermäßig registrieren lassen. Zur direkter Identifizierung soll das Antragsmodell ANR (Direkte Identifizierung IVA nicht ansässiger Subjekte) erfüllt und bei dem zuständigen MwSt. Amt der Einnahmeagentur (eventuell auch per Einschreiben mit Rückschein) eingereicht werden. Dem Antragsmodell sind weitere Dokumente beizulegen, mit denen die zuständigen Behörden des Ansässigkeitsmitgliedsstaates die Unternehmereigenschaft des Antragsstellers bestätigen. Infolgedessen wird dem Nichtansässigen die MwSt-Nummer zugeteilt, die von den inländischen Nummern abweicht und mit der er in Italien mehrwertsteuermässig identifiziert wird. Die nichtansässigen Unternehmen aufgrund der direkten Registrierung erhalten die allgemeinen ordentlichen Pflichte, die schon den Inländern zustehen, wie unter anderem die Verbuchung aller über die italienischen MwSt–Nummer laufenden Geschäfte, die periodische Abrechnung und Abführung der MwSt., die Abfassung und Einreichung der MwSt-Erklärungen, die Intrastaat-Meldungen der innengemeinschaftlichen Verbringungen, für die Erfüllung deren, wenn nicht immer aus rechtlichen, zumindest aus praktischen Gründen, lässt sich ein Fachbeistand in Italien empfehlen. Die Zahlung der Mehrwertsteuer kann auch vom Ausland aufgrund der drei folgenden Möglichkeiten ausgeführt werden: a) wenn man nicht über ein Bankkonto in Italien verfügt, kann die Zahlung durch eine „target“ benannte grenzüberschreitende Überweisung direkt zugunsten der Bank von Italien – Tesoreria centrale dello Stato mit Angabe des Verwendungszwecks zugunsten erfolgen; b) wenn man über ein Bankkonto in Italien verfügt, kann der geschuldete Betrag durch das Modell F24 direkt von demselben Konto abgebucht werden; c) wenn man über Einnahmeagenturzugangskode verfügt, kann die Zahlung direkt bei der Finanzbehörde online ausgeführt werden. Als Alternative zu der Fiskalvertretung bietet die direkte Identifizierung folgende Vorteile:
- Ein eventuell anfallendes MwSt-Guthaben, das aus in Italien getätigten Einkünften entsteht, mit Mehrwertsteuerverbindlichkeiten kompensiert werden kann.
- Das direkt identifizierte nicht ansässige Unternehmen ist nicht zu Bankgarantiebereitstellung gehalten.
Die direkte Identifizierung ist immer obligatorisch, wenn Privatkunden Waren und Dienstleistungen angeboten werden. In alternative ist möglich die Bestellung einer Fiskalvertretung auf dem italienischen Gebiet. Der grundsätzliche Unterschied zwischen den zwei Möglichkeiten liegt an der Haftung gegenüber Dritten (inbegriffen der italienischen Finanzverwaltung). Nämlich während im Falle der Direktidentifizierung ist der nicht ansässige Steuerschuldner selbst haftbar, fällt die Haftung bei Ernennung eines Fiskalvertreters solidarisch auch auf den Letzteren mit allen diesbezüglichen Konsequenzen.
• Bestellung einer Fiskalvertretung in Italien Nicht ansässige Unternehmen, die in der EU ansässig sind, können in Italien einen Fiskalvertreter ernennen, dem sie die Erfüllung der Mehrwertsteuerpflichten anvertrauen. Für nicht ansässige Unternehmen, die in der EU ihren Sitz haben, bleibt die Fiskalvertretung fakultativ, da diesen die Option der Direktidentifizierung immer frei steht. Sind dagegen dazu gehalten die nicht ansässige Unternehmen, die außer der EU ihren Sitz haben. Diesen ist nämlich nicht erlaubt, sich bei der Einnahmeagentur in Italien direkt identifizieren zu lassen, weshalb die Bestellung der Fiskalvertretung die einzige Möglichkeit bleibt, in Italien mehrwertsteuerrelevanten Umsatz tätigen zu können, außer daß sie auf dem italienischen Gebiet eine feste Niederlassung haben. Der bestellte Fiskalvertreter hat alle Pflichten zu erfüllen, denen schon die inländischen Unternehmer unterliegen, wie unter anderem die Verbuchung aller über die italienischen MwSt–Nummer laufenden Geschäfte, die periodische Abrechnung und Abführung der MwSt., die Abfassung und Einreichung der MwSt-Erklärungen, die Intrastaat-Meldungen der innengemeinschaftlichen Verbringungen. Außerdem steht ihm die Verrechnung bzw. Rückerstattung eventueller MwSt.-Guthaben. Der Fiskalvertreter muss Sitz in Italien haben und kann sowohl eine natürliche als auch eine juristische Person sein. Derselbe Fiskalvertreter kann auch mehrere ausländische Unternehmer vertreten. Es ist hinzuweisen, daß der Fiskalvertreter mit dem nicht ansässigen Rechtssubjekt hinsichtlich der Steuerschuld solidarisch haftet. Falls ein ausländischer Unternehmer, der in der EU ansässig ist, in Italien ausschließlich steuerfreie, nicht steuerbare oder nicht steuerpflichtige Umsätze tätigt, reicht die Bestellung eines „leichten Fiskalvertreters“ („rappresentante fiscale leggero“) aus, welcher die Ausgangsrechnungen ausstellt und die Formulare INTRASTAT ausfüllt, ohne die anderen üblichen Pflichten eines MwSt-Schuldners zu erfüllen. Die Führung der MwSt-Register und die Einreichung der MwSt-Jahreserklärungen ist im Falle des leichten Fiskalvertreters nicht mehr notwendig. Die Bestellung des Steuervertreters muss aus einer öffentlichen oder privatschriftlichen Urkunde oder aus einem Schreiben ergeben, die in dem betreffenden Register bei der für den steuerlichen Wohnsitz des Steuervertreters örtlich zuständigen Geschäftsstelle der Einnahmeagentur einzutragen sind. Die Bestellung kann sich ferner aus einer Urkunde ergeben, die ein Notar eines ausländischen Staates beglaubigt hat. In diesem Fall, damit die Urkunde öffentliche Gültigkeit erlangt, muss sie entweder mit Apostille versehen (wenn der Staat dem Haager Übereinkunft von 1961 beigetreten ist) oder von dem italienischen Generalkonsul im entsprechenden ausländischen Staat legalisiert (wenn der Staat nicht dem Haager Übereinkunft von 1961 beigetreten ist) werden. Zu beachten ist es, daß die Bestellung des Steuervertreters zeitlich vor dem ersten getätigten Umsatz mit örtlicher Relevanz in Italien erfolgen muss und dem Geschäftspartner vor Tätigung des Umsatzes mitzuteilen ist. Versäumt ein ausländischer Unternehmer die Bestellung eines Steuervertreters in Italien – vorausgesetzt, daß diese Bestellung sich als obligatorisch erweist – finden die Sanktionen gemäß der Gesetzesverordnung D. Lgs. Nr. 471 vom 18. Dezember 1997 Anwendung, wo die Regelung der nicht strafrechtlichen Steuersanktionen in Bezug auf die direkten Steuern, die Mehrwertsteuer und die Steuereinziehung enthalten ist.
• Errichtung einer festen Niederlassung in Italien Eine Niederlassung (oder Filiale) ist ein Standort eines Unternehmens, der örtlich von dem Mutterhaus (oder Hauptniederlassung) getrennt ist und wo die Tätigkeit des Letzteren ganz oder teilweise ausgeübt wird. Den EU-Staatsangehörigen (sowie Gesellschaften mit dem Hauptsitz in einem EU-Mitgliedstaat) steht die Freiheit zu, Niederlassungen in anderen Mitgliedsstaaten der EU zu errichten (Niederlassungsfreiheit ex § 43 und 48 des EG-Vertrages). Einzige Bedingung dafür ist die Beachtung der Bestimmungen, denen die Angehörigen des Aufnahmestaates für die Gründung und die Leitung von Unternehmen und Gesellschaften nachkommen. Eine feste Niederlassung differenziert sich von der einfachen Repräsentanz, da sie tatsächlich Gewerben und Geschäfte betreibt, die steuerlich relevant sind. Der festen Niederlassung können verschiedene Stufen wirtschaftlicher Selbständigkeit von dem Mutterhaus entsprechen und je nach der Wirtschaftsselbständigkeitsstufe kann man zwischen verschiedenen Niederlassungsarten unterscheiden, wie Leitungsorten, Zweigniederlassungen, Geschäftsstellen, Fabrikationsstätten, Werkstätten, Bauausführungen, Montagen usw. In keinem Fall wird der festen Niederlassung Rechtspersönlichkeit zuerkannt, aber, da die durch sie in Italien erwirtschafteten Einkünfte der italienischen Besteuerung unterliegen, wird sie aus steuerlicher Sicht als autonomes Rechtssubjekt behandelt. So muss die Niederlassung bei der Einnahmeagentur umsatzsteuermäßig registriert werden und infolgedessen alle Pflichte erfüllen, denen jedes andere selbständige inländische Unternehmen unterliegt, wie die Verbuchung aller über die italienischen MwSt–Nummer laufenden Geschäfte, die periodische Abrechnung und Abführung der MwSt., die Abfassung und Einreichung der MwSt-Erklärungen, die Intrastaat-Meldungen der innengemeinschaftlichen Verbringungen. Obschon das italienische Steuerrecht die feste Niederlassung als autonomes Rechtssubjekt behandelt (Vgl. § 23, Abs. 1, e; § 73, Abs. 2; § 151, Abs. 2° und 152 TUIR), steht es aber fest, daß sie nur die Voraussetzung für die Besteuerung der in Italien erzielten Einkünfte darstellt. Als Rechtssubjekt kommt vielmehr in Betracht das Mutterhaus, das für alle handelsrechtlichen sowie steuerrechtlichen Verpflichtungen der Niederlassung unbeschränkt haftet. Da die Niederlassung kein Rechtssubjekt ist, unterliegt sie hinsichtlich ihrer inneren Rechtsverhältnisse dem Recht des Herkunftslandes des Mutterhauses und – wenn dieses eine Gesellschaft ist – auch den Bestimmungen der Satzung.